用 ChatGPT 为工作文档制作符合品牌规范的插图

2026年10月4日

你的员工指南已经写好，但首页只有密密麻麻的文字。可以用 ChatGPT 根据品牌简报起草一张插图，再逐项检查、修改，最后放进文档。这个流程适合封面图、培训材料中的插图或简短说明图，不要求你具备专业设计能力。

目标是一张主题清晰、配色一致，并留有空间供排版软件添加标题的图片。初稿和审核大约需要 20 到 30 分钟。实际时间取决于修改次数，以及你的账号是否拥有图像生成功能和相应额度。

准备材料

你需要可使用图像生成功能的 ChatGPT、一份需要插图的文档样稿，以及一份简短的品牌简报。使用权限和生成额度会因套餐和工作区设置而异。请在自己的账号中确认，不要假设每位团队成员都能使用。

简报应包含五项：目标读者、核心信息、主色、风格和禁用元素。例如，新员工需要理解如何交接工作；使用深蓝色和橙色；呈现细节不多的日常场景；不出现徽标、图片内文字或真实员工的面孔。如果公司有视觉规范，可以附上你有权使用的参考图。只有公司政策允许时，才能上传内部资料。

如果图片的目标还不清楚，先写完这句话：“读者看完图片后应该明白什么？”在这个例子里，答案是“交接需要明确接手人、待办事项和截止时间”。

开始前，你可以参考如何编写目标和限制明确的提示词。本文聚焦文档插图，从简报一直讲到最终导出。

操作步骤

第 1 步：先确定图片的职责

从三种用途里选一种：吸引注意的封面图、解释一个步骤的插图，或对比两种做法的图片。每张图最好只完成一件事。封面通常需要留出标题位置。说明图则需要容易辨认的对象和清晰的阅读顺序。不要把五步流程全部塞进 A4 页面上的一张小图。

根据放置位置写明画面比例，例如页首用横图、摘要卡片用方图。下载后检查清晰度，以及放进文档后的构图。

第 2 步：提供可检查的简报

在 ChatGPT 对话中请求生成图片，并粘贴下面的简报。将方括号替换为真实信息。如果使用参考图，要说明每张图用于定义颜色、构图还是人物，不要让 ChatGPT 猜测。

请为面向[目标读者]的[文档类型]制作一张插图。
唯一要传达的信息：[读者看完图片后应明白什么]。
主体：[具体的人或物]正在[具体动作]。
场景：[地点]。构图：[画面比例]，在[位置]留出空白，供我稍后添加标题。
风格：[简短描述]，主色为[颜色 1]和[颜色 2]，光线为[描述]。
不要出现徽标、文字、其他品牌标识或无关细节。

根据 OpenAI 的图像生成指南，有效的提示词会说明用途、主体、场景、构图、风格和应避免的内容。指南还建议描述能直接看到的细节，例如“光从左侧窗户照进来”，而不只说“好看”或“专业”。

对于工作交接培训，可以这样填写：一名员工把三张任务卡放在桌上，分别代表接手人、待办事项和截止时间；右上角留空放标题。文字标签可稍后在排版软件中添加。

第 3 步：让参考图各司其职

如果你有可以合法使用的参考图，上传时说明要参考其中的哪一项。可以借鉴颜色或构图，但应制作新场景。不要复制别人的作品或徽标，也不要在没有授权的情况下使用真人肖像。

图片 1 展示现有文档的配色和材质感。
图片 2 展示右上角留白的布局。
请围绕[主题]创作一个新场景。采用图片 1 的配色和图片 2 的留白方式。
不要复制两张参考图中的人物、徽标或文字。

OpenAI 建议按顺序标识每张图，并说明它们之间的关系。这样可以避免你只想借鉴配色时，ChatGPT 却把参考图里的人物当作主角。如果你只想让 ChatGPT 分析现有图片，就把它作为输入并询问构图，不要要求生成新图。图像输入指南清楚地区分了这两项任务。

第 4 步：按标准审核，每轮只改一项

不要仅凭“感觉不错”来通过初稿。检查五点：信息是否清楚；主体和动作是否正确；颜色是否符合简报；文字留白是否足够；是否出现错误或不允许的细节。把每个问题写成一句具体的话。

要求修改时，写清楚要改什么，以及哪些部分必须保留。例如：

请把刚生成图片里的三张任务卡从下方角落移到桌子中央。
保留人物、镜头角度、光线、配色和右上角留白。
不要添加文字或新物体。

OpenAI 建议每次只修改一个元素，减少构图偏离已选版本的风险。如果界面提供图片查看和评论功能，可以标出要修改的图片或区域。不同产品界面和套餐的查看、评论功能可能不同，请以账号里实际看到的功能为准。

如果图片包含文字，逐字检查，包括标点。若文字必须出现，把准确内容放在引号中，并指定大小和位置，同时要求不添加其他文字。较多的小标签或数字，最好在设计工具中完成。

第 5 步：放进文档，在实际尺寸下检查

下载图片，放进文档，再查看导出的 PDF。检查主体是否被裁切，真正添加的标题对比度是否足够，以及小细节打印后是否清楚。

给文件起一个清楚的名字，例如 onboarding-handover-illustration-v1.png，并保存简报。请熟悉流程的人确认图片没有误解业务。若团队政策允许，也可以用 ChatGPT Projects 汇集文件和资料。

示例结果

人力资源团队需要为《休假前的工作交接》制作封面图。简报要求呈现三个要素：接手人、未完成的工作和处理期限。初稿虽然画出了办公桌，但纸张太多，三个重点被淹没。团队要求把纸张减少为三张彩色卡片，保留人物和镜头角度，并将右上方的一半区域留给标题。第二版表达更清楚。编辑在 Slides 中添加三个要素的文字标签，导出 PDF，再请团队负责人审核含义。

好的结果不代表 AI 第一次生成的图片就能直接使用。它应该是一张可以审核、修改，并能用于真实文档的图片。若想进一步了解如何根据草图修改图片的某个区域，请看根据草图编辑图片的指南。