ChatGPT Workでチーム共通の資料要約プラグインを作る方法

プロジェクト資料を毎週要約しているのに、人によって書き方が違う。結論だけを書く人もいれば、未解決の質問を落としてしまう人もいます。ChatGPT Workでチーム共通の要約手順をプラグインにすれば、まず内容をよく知る資料で試し、品質を確認してからチームで共有できます。準備するのは、出力のひな型と、利用を許可された2種類の資料です。

プラグインは繰り返し使えるルールのまとまりです。最初からコードを書いたり、Driveに接続したりする必要はありません。OpenAIのプラグイン作成ガイドによると、プラグインには作業を指示するスキル、外部サービスにつなぐアプリ、またはその両方を含められます。ここで作る試作品は、あなたが渡した資料だけを扱い、社内文書を自動で探しません。

準備するもの

ChatGPTをブラウザーで開き、会社の正しいワークスペースに入ります。以下の手順は、そのワークスペースでプラグインの作成や編集が有効になっている場合に使えます。Use plugins権限があり、@を入力したときにPlugin Creatorを選べるか確認してください。表示されない場合は、管理者に機能の提供状況と権限を確認します。どのプランやアカウントでも同じ画面が表示されるとは限りません。

内容をよく知っている資料を1つ、日付または担当者が意図的に欠けた資料を1つ、そしてチームで合意した要約のひな型を用意します。たとえば、ひな型は概要、主なポイント、未解決の質問、資料内の根拠の4項目です。処理が許可されたファイルだけを使い、不要な機密情報は除いてください。

プラグインが作るのは確認用の下書きであり、プロジェクト責任者に代わって判断するものではありません。外部アプリとの接続が不要なら、まず添付ファイルから始めましょう。ChatGPTで業務ファイルを扱い、根拠を確かめる方法も準備に役立ちます。

手順

1. 繰り返す仕事を1つに絞る

「資料を受け取り、決まった形式で要約し、不明点を示し、担当者の確認を待つ」という1つの仕事を選びます。資料が変わっても出力の構成は揃える必要があります。

先に合格基準を決めてください。重要な記述は資料の該当箇所までたどれること、決まっていないことを決定事項として加えないこと、日付や担当者がなければ「記載なし」と示すこと、2分ほどで読めることなどです。目的と制約を明確にするプロンプトの書き方も参考になります。

2. Plugin Creatorに仕事を説明する

ChatまたはChatGPT Workで新しい会話を開き、@を入力してPlugin Creatorを選びます。OpenAIのガイドに沿って目的、入力、出力、ルールを説明し、会話しながら指示を調整します。次の例の角括弧を自分のチームに合わせて書き換えてください。書式の見本があれば添付します。

ユーザーが提供する[資料の種類]を要約する、[チームのプラグイン名]というプラグインを作ってください。

読者は[役割]です。出力は、概要（最大[数]文）、主なポイント（最大[数]項目）、未解決の質問、資料内の根拠の4項目を、この順番で記載してください。

提供された資料と添付したひな型の情報だけを使ってください。主なポイントごとに、特定できる場合は対応する章や段落を示してください。根拠がなければ「記載なし」または「要確認」と明記し、推測で埋めないでください。

元の資料を変更せず、要約を外部に送信しないでください。回答前に日付、担当者名、数値を確認してください。資料が曖昧なら、担当者に確認する質問を挙げてください。このルールは複数の資料で再利用するためのもので、試験用の例の内容を固定しないでください。

3. 見本を渡し、設定を確認して完成させる

要約のひな型と安全に使える例を添付します。Plugin Creatorからの質問に答えたら、名前、説明、指示、参照資料を確認してください。名前と説明を読めば、同僚が必要な入力と結果の限界を理解できるようにします。

見本だけに含まれる情報が、一般ルールに紛れ込んでいないかも確認します。「プロジェクトAの期限は15日」という記述が、別のプロジェクトの要約に現れてはいけません。OpenAIによると、ワークスペースで新しく作ったプラグインは最初は非公開です。共有前に試せます。

4. よく知る資料と情報が欠けた資料で試す

新しい会話を開き、@でプラグインを選んで、内容をよく知る資料を添付します。要約の各ポイントを原文と照合してください。特に固有名詞、数値、日付、すでに決定されたように読める文に注意します。原文に対応箇所がなければ、ルールを直すか、その文を削除します。

次に、日付または担当者が欠けた資料でも試します。プラグインは不足を示すべきで、ひな型を埋めるために推測してはいけません。両方の試験で次の依頼文を使い、添付ファイルだけを変えられます。チームに承認手順があるなら、確認する人の役割を出力に示し、AIが承認済みと名乗らないようにします。

添付した資料を、[チームのプラグイン名]を使って[読者の役割]向けに要約してください。

回答前に、数値、日付、担当者を資料と照合してください。不足や矛盾があれば「未解決の質問」に記載してください。資料外の情報は使わないでください。これは[確認担当者の役割]が確認するための下書きです。

2つの結果を最初に決めた基準と比べます。根拠が足りなければ、該当箇所を示すルールを追加します。提案を決定事項として書いてしまうなら、決定済み、提案中、未確認を分けるよう指示します。修正するたびに、2つの資料で再試験してください。

5. アプリ接続の要否を決めて共有する

各自が資料を添付するなら、最初の版に外部アプリは不要です。ワークスペースで許可されたサービスからファイルを取得する必要がある場合だけ、接続を追加します。アプリが読める内容や実行できる操作を確認し、自分に閲覧権限のあるファイルで試してください。接続しても元のシステムでの権限は増えません。同僚にも適切な権限と設定が必要です。接続を使うチームはプラグインへの権限を必要最小限にする方法を参照してください。

結果が基準を満たしたら、共有設定で対象の人やグループを選びます。OpenAIによると、共有にはShare plugins権限、ワークスペースの一覧への公開にはPublish plugins to workspace権限が必要です。管理者が事前にインストールしていなければ、受け取った人は自分でプラグインをインストールします。依頼文の見本と、ルールを保守する人の名前も渡しましょう。

出力例

試験用の資料に「運用チームは今週20件中18件を処理し、残る2件は法務部門からの回答待ち。新しい期限は書かれていない」とあるとします。適切な要約は次のようになります。

概要: チームは今週20件中18件を処理した。残る2件は法務部門からの回答待ち。

主なポイント: 処理件数は「今週の結果」に記載された18/20。「課題」に2件の未完了が記載されている。

未解決の質問: 残る2件を追跡する担当者は誰か。法務部門の回答予定日はいつか。資料にはどちらも書かれていない。

資料内の根拠: 「今週の結果」と「課題」。

これは説明のための例で、実際のプラグインで生成した結果ではありません。数値を保ち、存在しない期限を作らず、根拠を示せるか確認してください。複数のファイルを使う場合は、ファイル名、日付、矛盾する箇所を記録させます。社内資料からPRDの下書きを作る方法でも同じ区別が重要です。

精度を上げるコツ

安全な難しい例でも試す。 情報が揃った資料に加え、日付が矛盾するもの、説明のない略語を含むもの、結論がまだ提案段階のものを使います。どの資料も整って見せることより、確認すべき点を明らかにすることが大切です。

注意点

プラグインは、日付、作成者、決定が欠けた資料を確かな情報源に変えることはできません。AIは数値を間違えていても自信ありげに書く場合があります。顧客、法務、金銭、計画に影響する情報は担当者が原文と照合してください。

プラグインの作成やアプリの利用可否は、ワークスペース、権限、実際の接続状況によって変わります。Plugin Creatorがすべてのアカウントに表示されるとは限りません。同僚がプラグインを見つけても実行できない場合は、インストール状況、Use plugins権限、接続先アプリへのアクセス権をそれぞれ確認します。許可されていない社内データを、試験のためだけにアップロードしないでください。

よくある質問

資料要約プラグインの作成にプログラミングは必要ですか？ OpenAIが説明するPlugin Creatorでの作成手順には必要ありません。仕事、出力のひな型、ルールを会話で伝え、試して調整します。高度な独自連携は別の作業です。

Google Driveなどのアプリ接続は必須ですか？ いいえ。貼り付けた文章や、添付を許可されたファイルから始められます。別のサービスで資料を探したり読んだりする必要があるときだけ、アプリを追加します。

新しいプラグインはすぐに会社全体に表示されますか？ いいえ。OpenAIのガイドでは、新しいワークスペースのプラグインは非公開から始まります。試して調整し、権限があれば適切な人やグループに共有します。共有とインストールは別の手順です。

共有したプラグインを同僚が使えない場合、何を確認しますか？ Use plugins権限、インストール状況、アプリを使うなら接続先への権限を確認します。名前が見えることだけでは、必要な接続がすべて使えるとは限りません。

チームに共有できる品質か、どう判断しますか？ 情報が揃った資料と、情報が欠けた資料を少なくとも1つずつ試します。数値、根拠、構成、未解決の質問を照合します。内容の責任者が結果を認め、ひな型変更時のルール修正方法を把握してから共有してください。

主な出典: OpenAI Learn, Build plugins。Plugin Creatorでの作成、試験、調整、共有の手順を参照しました。運用資料の例は説明用です。

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