ChatGPTやClaudeで5分でやわらかい督促メッセージを作る方法

ChatGPTやClaudeで5分でやわらかい督促メッセージを作る方法

💰 ChatGPTやClaudeで5分でやわらかい督促メッセージを作る方法

掛け売りや分割払い、まとめ買いをしたお得意様が期限までに支払ってくれないけれど、催促の連絡はいつも気まずくて、お客様が離れてしまうのではと心配になることはありませんか。この記事では、無料で使えるAIチャットボットのChatGPTやClaudeを使って、やわらかいものから毅然としたものまで段階別の督促メッセージをわずか5分で用意する方法を紹介します。必要なのはインターネットにつながるパソコンかスマートフォンだけで、追加のソフトは不要です。

🧰 準備するもの

  • ChatGPT（chat.openai.com）またはClaude（claude.ai）：どちらも無料版で十分です。メールアドレスかGoogleアカウントで登録するだけで使えます。
  • 簡単な未払いリスト：お客様の名前、未払い金額、約束の支払日からどれくらい経過したか。手書きのメモや簡単なExcel、Googleスプレッドシートで十分で、会計ソフトは必要ありません。
  • そのお客様との関係性を把握しておくこと。長年のお得意様か、初めての購入者か、まとめ買いの取引先か。これによってメッセージの柔らかさ、厳しさが変わります。

🪜 手順

ステップ1：ChatGPTまたはClaudeを開き、実際の状況を説明する

「督促メッセージを書いて」とだけ入力すると、AIは通り一遍の冷たい文章しか書けません。AIが適切なトーンで書けるよう、状況をきちんと説明しましょう。以下のプロンプトを貼り付けて、角括弧の部分を実際の内容に置き換えてください。

あなたはベトナムで[業種、例：オンライン衣料品店]を営んでいます。
[お客様の名前]さんは[購入日]に[金額]分の商品を購入し、
[支払期限]までに支払う約束でしたが、現在すでに[日数]日
期限を過ぎても支払いがありません。このお客様は
[長年のお得意様 / 初めての購入者 / まとめ買いの取引先]です。

チャット（LINEやMessengerなど）で送れる督促メッセージを
3段階で作成してください。
1. やわらかい確認のような軽い催促（数日遅れの段階で使用）
2. 具体的な期限を添えた、丁寧でわかりやすい催促
   （一度催促して返信がない場合に使用）
3. 毅然としているが丁寧さを保ち、次の対応を示す催促
   （何度も催促した後に使用）

トーン：親しみやすく、皮肉や脅しを含まず、長期的な取引関係を
大切にする文章にしてください。各メッセージは60語以内で、
そのままスマートフォンから送信できる内容にしてください。

ステップ2：読み返して合うものを選ぶ

AIは3つのメッセージ案を返してきます。自分の口調で声に出して読んでみて、「自分らしくない」と感じる部分があれば、いくつか言葉を直して自然にしましょう。これは大切なポイントで、長年のお客様はメッセージが機械的だとすぐに気づくものです。

ステップ3：まとめ買いの取引先や大口契約向けの文面も依頼する

まとめ買いの取引先や契約のあるお客様には、もう少しフォーマルな文面が必要です。次のプロンプトを続けて使ってください。

まとめ買いの取引先にメールで送るための、よりフォーマルな督促
メッセージをもう一つ書いてください。内容には、挨拶、請求書番号
[請求書番号]への言及、未払い金額、新しい支払期限の提案
（今日から[日数]日以内）、そして取引への感謝の言葉を含めて
ください。脅すような言い方はせず、事実を伝え解決策を提案する
形にしてください。

ステップ4：使い回せるテンプレートとして保存する

気に入った3〜4パターンのメッセージができたら、スマートフォンのメモや専用のファイルに保存しておきましょう。次回からはお客様の名前、金額、日付を入れ替えるだけで、一から書き直す必要がなくなります。

✅ 結果の例

「お得意様のオンライン購入、未払い500,000ドン、5日遅延」という状況では、AIは次のようなやわらかい催促文を返すかもしれません。

「[お客様の名前]様、[購入日]のご注文について、500,000ドンのお支払いがまだのようです。ご都合の良い時にお振込みいただけますと幸いです。よろしくお願いいたします！」

そして2〜3回催促しても返信がない場合の、より毅然とした文面はこちらです。

「[お客様の名前]様、500,000ドンのお支払いについて、15日遅延となっており、これで2度目のご連絡となります。もし何かご事情がございましたら、一緒に解決方法を相談させていただければと思います。帳簿の確認のため、[具体的な日付]までにご返信いただけますでしょうか。」

💡 より良い結果を得るコツ

  • お客様との関係性（お得意様、新規、取引先）を必ずAIに伝えましょう。それによってトーンがまったく変わります。
  • AIに複数の段階を一度に書いてもらうことで、毎回聞き直さなくても段階的に使える催促文が手元に揃います。
  • 電話で返信してくるお客様が多い場合は、短い会話用のスクリプト（話し始めの一言や、あいまいな支払い約束への対応方法）も依頼しましょう。
  • 本当に弁護士が必要な場合でない限り、法律用語のような硬い言い回しは避け、文章は短く保ちましょう。硬すぎる文面はお得意様の反感を買いやすいためです。

⚠️ 知っておくべき限界

  • お客様の身分証番号や銀行口座の全桁など機密情報をChatGPTやClaudeに貼り付けないでください。名前と金額だけで、AIは適切なメッセージを書けます。
  • AIが手伝えるのは文章表現だけで、ビジネス上の判断は代わりにできません。このお客様への掛け売りをやめるべきか、直接会って話すべきかは、あなた自身が判断する必要があります。
  • 金額が大きい場合や長期間の未払い、お客様が意図的に支払いを避けているように見える場合は、弁護士や正規の債権回収サービスに相談するタイミングです。脅しや嫌がらせのような言葉を自分で使うのは避けましょう。多くの地域で督促の言葉遣いには法律上の決まりがあります。
  • 支払いが遅れているお客様に対しても、常に敬意ある態度を保ちましょう。今日遅れているお客様が、これから何年も続くお得意様になることもあります。

❓ よくある質問

ChatGPTとClaude、どちらがこの用途に向いていますか？ どちらも短いメッセージ作成は得意なので、使い慣れている方で構いません。「親しみやすいトーンで」と頼んだ場合、Claudeはより自然で、型にはまりすぎない文章を書く傾向があります。

これを使うのに料金はかかりますか？ いいえ。ChatGPTとClaudeのどちらも無料版で、1日数件の短い督促メッセージを作成するには十分です。有料プランへのアップグレードは不要です。

何度催促してもお客様から返信がない場合はどうすればいいですか？ AIがお客様に直接連絡したり対応したりすることはできません。この段階では電話での直接連絡が次のステップで、金額が大きい場合は弁護士や正規の債権回収サービスに相談し、適切な助言を受けましょう。

AIが書いた内容をそのまま送ってもいいですか？ 送信前に読み返し、自分の口調に近づくようにいくつか言葉を調整することをおすすめします。そうすることで、お客様が機械的なメッセージだと感じにくくなります。

分割払いの督促にもこの方法は使えますか？ はい。プロンプトの状況説明を「掛け売り」から「分割払いで、残り[回数]回未払い」に変えるだけで、あとの手順はまったく同じです。

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