Trang 9 / 63
Chương 9
Dùng ChatGPT Work tạo plugin tóm tắt tài liệu chung cho cả nhóm
Nhóm bạn tuần nào cũng phải tóm tắt tài liệu dự án, nhưng mỗi người gửi một kiểu: người chỉ ghi kết luận, người bỏ sót câu hỏi còn mở. Dùng ChatGPT Work tạo một plugin cho quy trình tóm tắt chung, bạn có thể thử trên tài liệu quen thuộc rồi chia sẻ cho nhóm khi kết quả đạt yêu cầu. Chuẩn bị mẫu đầu ra và hai tài liệu được phép sử dụng.
Plugin là bộ quy tắc dùng lại, chưa cần viết mã hay kết nối Drive. Theo hướng dẫn Build plugins của OpenAI, plugin có thể gồm kỹ năng hướng dẫn công việc, ứng dụng kết nối dịch vụ hoặc cả hai. Bản thử này chỉ xử lý tài liệu bạn đưa vào, không tự tìm hồ sơ công ty.
Chuẩn bị
Mở ChatGPT trên web và vào đúng không gian làm việc của công ty. Hướng dẫn chính thức áp dụng khi không gian đó đã bật tính năng tạo hoặc sửa plugin. Bạn cần quyền Use plugins và phải thấy Plugin Creator trong danh sách khi gõ @. Nếu không thấy, nhờ quản trị viên kiểm tra tính khả dụng và quyền trong workspace; đừng giả định mọi gói hay mọi tài khoản đều có cùng giao diện.
Chuẩn bị một tài liệu mẫu bạn hiểu rõ, một tài liệu cố ý thiếu ngày hoặc người chịu trách nhiệm và mẫu tóm tắt cả nhóm thống nhất. Ví dụ, mẫu có bốn mục: Tổng quan, Các điểm chính, Câu hỏi còn mở, Nguồn trong tài liệu. Chỉ dùng tệp được phép xử lý và bỏ dữ liệu nhạy cảm không cần thiết.
Plugin tạo bản nháp để kiểm tra, không kết luận thay người sở hữu dự án. Khi chưa cần kết nối ứng dụng, hãy bắt đầu bằng tệp đính kèm. Bài làm việc với tệp trong ChatGPT và kiểm tra nguồn giúp bạn chuẩn bị tệp dễ kiểm chứng.
Làm từng bước
1. Chốt một nhiệm vụ lặp lại
Chọn một việc rõ ràng: nhận tài liệu, tóm tắt theo mẫu, nêu điểm chưa rõ, chờ người phụ trách duyệt. Đầu ra phải giữ cấu trúc dù đầu vào thay đổi.
Đặt tiêu chí trước: mọi ý quan trọng truy được về tài liệu, không thêm quyết định, thiếu ngày hoặc người chịu trách nhiệm thì ghi “chưa được cung cấp”, và bản tóm tắt đọc được trong hai phút. Xem cách viết prompt có mục tiêu và giới hạn để nêu đầu ra rõ hơn.
2. Gọi Plugin Creator và mô tả công việc
Trong Chat hoặc ChatGPT Work, bắt đầu cuộc trò chuyện mới, gõ @ và chọn Plugin Creator. Theo hướng dẫn của OpenAI, bạn mô tả mục đích, đầu vào, đầu ra và quy tắc; sau đó trao đổi để chỉnh bộ hướng dẫn. Dùng mẫu sau, thay những chỗ trong ngoặc vuông theo nhóm bạn. Đính kèm mẫu định dạng đã chuẩn bị nếu có.
Tạo plugin tên [Tên plugin của nhóm] để tóm tắt một tài liệu [loại tài liệu] do người dùng cung cấp.
Người đọc là [vai trò]. Đầu ra có bốn mục theo đúng thứ tự: Tổng quan (tối đa [số] câu), Các điểm chính (tối đa [số] ý), Câu hỏi còn mở, và Nguồn trong tài liệu.
Chỉ dùng thông tin có trong tài liệu và mẫu đính kèm. Với mỗi điểm chính, chỉ ra mục hoặc đoạn tương ứng nếu xác định được. Nếu không có căn cứ, ghi rõ “chưa được cung cấp” hoặc “cần xác nhận”, không tự điền.
Không sửa tài liệu gốc, không gửi bản tóm tắt ra nơi khác. Trước khi hoàn tất, tự kiểm tra ngày, tên người chịu trách nhiệm và mọi con số. Nếu tài liệu mơ hồ, nêu câu hỏi để người phụ trách trả lời. Đây là quy tắc dùng lại cho nhiều tài liệu, không gắn cứng nội dung của ví dụ thử.
3. Đưa mẫu, xem lại cấu hình rồi hoàn tất
Đính kèm mẫu tóm tắt và ví dụ an toàn. Trả lời các câu hỏi của Plugin Creator, rồi xem lại tên, mô tả, hướng dẫn và tài liệu tham chiếu. Tên và mô tả nên cho đồng nghiệp biết đầu vào cần thiết cùng giới hạn của kết quả.
Kiểm tra nội dung riêng của ví dụ không bị biến thành quy tắc. “Dự án A hạn ngày 15” không được xuất hiện trong bản tóm tắt của dự án B. Theo OpenAI, plugin workspace mới bắt đầu riêng tư để bạn thử trước khi chia sẻ.
4. Thử với tài liệu quen thuộc và tài liệu thiếu dữ kiện
Mở cuộc trò chuyện mới, chọn plugin bằng @, đính kèm tài liệu quen thuộc và yêu cầu tóm tắt. Đối chiếu từng điểm chính với bản gốc. Đặc biệt kiểm tra tên riêng, số liệu, ngày tháng và câu nào nghe như quyết định đã chốt. Nếu không tìm thấy chỗ tương ứng trong tài liệu, đánh dấu để sửa quy tắc hoặc bỏ câu đó.
Tiếp theo thử tài liệu thiếu ngày hoặc người chịu trách nhiệm. Plugin cần nêu thiếu sót, không “đoán cho đủ mẫu”. Bạn có thể dùng lời yêu cầu sau cho cả hai lượt, chỉ thay tệp. Nếu nhóm có quy trình phê duyệt, ghi tên người duyệt trong bản kết quả chứ đừng để AI tự nhận đã duyệt.
Hãy dùng plugin [Tên plugin của nhóm] để tóm tắt tài liệu tôi đính kèm cho [vai trò người đọc].
Trước khi trả lời, kiểm tra các con số, mốc thời gian và người chịu trách nhiệm so với tài liệu. Với mỗi thông tin thiếu hoặc mâu thuẫn, ghi trong “Câu hỏi còn mở”. Không dùng thông tin ngoài tài liệu. Đây là bản nháp để [vai trò người duyệt] kiểm tra.
Đối chiếu hai kết quả với tiêu chí ở bước một. Nếu thiếu nguồn, thêm quy tắc ghi mục tương ứng. Nếu biến đề xuất thành quyết định, yêu cầu phân biệt đã chốt, đang đề xuất và chưa xác nhận. Sau mỗi lần sửa, thử lại hai tài liệu.
5. Quyết định có cần ứng dụng kết nối rồi chia sẻ
Nếu mọi người tự đính kèm tài liệu, phiên bản đầu chưa cần ứng dụng. Chỉ thêm kết nối khi phải lấy tệp từ dịch vụ đã được workspace cho phép. Kiểm tra ứng dụng đọc hoặc làm được gì, rồi thử với tệp bạn đã có quyền xem. Kết nối không cấp thêm quyền trên hệ thống nguồn; đồng nghiệp vẫn cần quyền và thiết lập phù hợp. Xem cách cấp quyền plugin vừa đủ nếu nhóm dùng kết nối.
Khi kết quả đạt tiêu chí, dùng cài đặt chia sẻ chọn đúng người hoặc nhóm. OpenAI nêu quyền Share plugins cần để chia sẻ; quyền Publish plugins to workspace cần để đưa vào danh mục workspace. Người nhận phải cài plugin nếu quản trị viên chưa cài sẵn. Gửi kèm lời yêu cầu mẫu và tên người bảo trì.
Kết quả mẫu
Giả sử tài liệu thử nói nhóm vận hành đã xử lý 18 trên 20 yêu cầu trong tuần, hai yêu cầu còn đợi phản hồi từ bộ phận pháp lý, nhưng không ghi thời hạn mới. Bản tóm tắt phù hợp có thể là:
Tổng quan: Nhóm xử lý 18 trên 20 yêu cầu trong tuần. Hai yêu cầu còn chờ phản hồi pháp lý.
Các điểm chính: Tỷ lệ xử lý là 18/20 theo mục “Kết quả tuần”. Hai yêu cầu còn mở theo mục “Vướng mắc”.
Câu hỏi còn mở: Ai chịu trách nhiệm theo dõi hai yêu cầu? Khi nào bộ phận pháp lý dự kiến phản hồi? Tài liệu chưa cung cấp các thông tin này.
Nguồn trong tài liệu: “Kết quả tuần” và “Vướng mắc”.
Đây là ví dụ minh họa, chưa chạy bằng plugin thật. Hãy kiểm tra plugin giữ số liệu, không bịa hạn xử lý và chỉ rõ nguồn. Với nhiều tệp, yêu cầu ghi tên tệp, ngày và chỗ mâu thuẫn. Bài soạn PRD từ nguồn nội bộ áp dụng ranh giới tương tự.
Mẹo để kết quả tốt hơn
Thử trên trường hợp khó nhưng an toàn. Ngoài tài liệu đủ dữ kiện, dùng bản có mốc thời gian mâu thuẫn, từ viết tắt chưa giải thích hoặc kết luận mới chỉ là đề xuất. Plugin có ích khi nó phơi bày điểm cần hỏi, không phải khi nó làm mọi tài liệu trông tròn trịa.
Giới hạn cần biết
Plugin không biến tài liệu thiếu ngày, tác giả hoặc quyết định thành nguồn chắc chắn. AI có thể diễn đạt tự tin dù sai số liệu. Người phụ trách phải đối chiếu thông tin ảnh hưởng đến khách hàng, pháp lý, tiền bạc hoặc kế hoạch.
Tính năng tạo plugin và khả năng dùng ứng dụng phụ thuộc vào workspace, quyền và kết nối thực tế. Bài này không hứa rằng Plugin Creator xuất hiện trong mọi tài khoản. Nếu một đồng nghiệp nhìn thấy plugin nhưng không chạy được, hãy kiểm tra riêng việc cài đặt plugin, quyền Use plugins và quyền truy cập ứng dụng nguồn. Đừng tải dữ liệu nội bộ lên để “thử nhanh” khi chưa được phép.
Câu hỏi thường gặp
Tạo plugin tóm tắt tài liệu có cần biết lập trình không? Không cần cho luồng tạo bằng Plugin Creator được OpenAI mô tả. Bạn nêu công việc, mẫu đầu ra và quy tắc trong cuộc trò chuyện, rồi thử và chỉnh. Những tích hợp tùy biến sâu hơn là câu chuyện khác.
Có bắt buộc kết nối Google Drive hoặc ứng dụng khác không? Không. Bạn có thể bắt đầu bằng văn bản dán vào hoặc tệp được phép đính kèm. Chỉ thêm ứng dụng khi quy trình thực sự cần tìm hoặc đọc dữ liệu ở dịch vụ khác.
Plugin mới có hiện ngay cho cả công ty không? Không. Theo hướng dẫn OpenAI, plugin workspace mới bắt đầu ở chế độ riêng tư. Bạn thử, sửa rồi chia sẻ cho người hoặc nhóm phù hợp khi có quyền. Việc chia sẻ và cài đặt là hai bước riêng.
Nếu đồng nghiệp không dùng được plugin đã chia sẻ thì kiểm tra gì? Kiểm tra quyền Use plugins, trạng thái cài đặt và quyền với ứng dụng nguồn nếu plugin có dùng ứng dụng. Việc nhìn thấy tên plugin không chứng minh mọi kết nối đã sẵn sàng.
Làm sao biết plugin đủ tốt để nhóm dùng? Dùng ít nhất một tài liệu đủ thông tin và một tài liệu thiếu thông tin. Đối chiếu số liệu, nguồn, cấu trúc và câu hỏi còn mở. Chỉ chia sẻ sau khi người phụ trách nội dung chấp nhận kết quả và biết cách sửa quy tắc khi mẫu thay đổi.
Nguồn chính: OpenAI Learn, Build plugins. Quy trình trong bài dựa trên các bước tạo bằng Plugin Creator, thử, chỉnh và chia sẻ được mô tả tại đây; ví dụ tài liệu vận hành là tình huống minh họa.